Pour livrer vos clients dans les délais et avec efficacité, vous devez réaliser au préalable un travail rigoureux d’organisation de vos tournées de livraison. Voici la marche à suivre ainsi que nos conseils pour une organisation performante.
Identifier ses besoins et contraintes pour organiser au mieux ses tournées de livraison
La première étape de l’optimisation de tournée de livraison consiste à dresser un inventaire exhaustif des colis à distribuer ou à enlever, ainsi que de l’ensemble des contraintes.
Recueillir les adresses des points de livraison
Pour organiser vos tournées de livraison, il faut vous procurer la liste de l’ensemble des points de livraison ou de retrait de colis. C’est la base de toute optimisation de tournée, car c’est entre ces différents points de passage obligatoire qu’il va falloir trouver l’itinéraire le plus court ou le plus rapide.
Identifier les spécificités et les contraintes particulières
Pour organiser une tournée de livraison, vous devez aussi identifier toutes les spécificités qui la concernent. Tout d’abord, cette tournée aura une heure de début, une heure de fin et une coupure, liées aux horaires de travail du livreur. Vous devez en tenir compte.
Un autre paramètre à identifier est la typologie de tournée. S’agit-il d’une tournée de livraison, d’enlèvement de colis, ou d’une tournée mixte ? Pour chaque colis, vous devez avoir l’information indiquant s’il est en livraison ou en enlèvement.
Ensuite, il faut réaliser l’inventaire des contraintes spécifiques à prendre en compte dans l’organisation de la tournée de livraison. Voici les plus fréquentes, sachant qu’il peut y en avoir d’autres :
- Tranche horaire de passage à respecter
- Moyens à mettre en œuvre : livraison avec hayon, déchargement de palette, etc.
- Exigences de distribution : remise contre signature, dépôt du colis devant la porte, etc.
- Temps que vous estimez nécessaire pour la distribution
Analyser la flotte de véhicules
La flotte de véhicules dont vous disposez conditionne aussi la façon de procéder à l’organisation de vos tournées de livraison.
En effet, certaines zones géographiques sont plus appropriées à une livraison en camion, d’autres à une livraison en utilitaire léger. Le vélo cargo offre une alternative pour accéder dans les secteurs embouteillés ou comportant des restrictions de circulation pour les véhicules : ZFE ou zone à faibles émissions, accès restreint en largeur, en hauteur, etc.
C’est en analysant la flotte dont vous disposez pour dispatcher l’ensemble de vos colis que vous aurez une première idée de la manière dont vous allez organiser vos tournées.
Centraliser vos données
Pour organiser vos tournées de livraison, vous devez maintenant centraliser l’ensemble des informations collectées, colis par colis. Pour chacun, vous pouvez désormais dresser une liste indiquant s’il est en livraison ou en retrait, l’adresse, les contraintes d’horaire, les modalités particulières de livraison, le temps de distribution estimé et le type de véhicule dans lequel vous comptez le mettre.
Optimiser les itinéraires de livraison
La seconde étape d’organisation d’une tournée de livraison est l’optimisation de l’itinéraire. Il s’agit de définir quel est le meilleur parcours pour que votre chauffeur soit le plus efficace possible. Une bonne optimisation de l’itinéraire de tournée de livraison doit permettre de desservir un maximum de points de livraison en un minimum de temps, le tout en parcourant le moins de kilomètres possible.
La méthode manuelle
Pour réaliser ce tour de force, vous pouvez utiliser la méthode traditionnelle, autrement dit, procéder vous-même à l’optimisation de vos tournées de livraison à partir d’un tableur. Il s’agit de répartir vos colis dans vos différents véhicules, en tenant compte de l’ensemble des spécificités que vous avez répertoriées, du volume de chargement disponible et de la limite de poids total à respecter pour ne pas vous retrouver en infraction au code de la route.
Solutions informatisées d’optimisation de tournées
Très chronophage, la méthode manuelle n’est adaptée qu’aux très petites quantités de colis.
Pour gérer des volumes de colis importants et bien organiser vos tournées, vous pouvez compter sur des logiciels de planification de tournées comme Sinfoni.
Ces solutions modernes se chargent de prendre en compte l’ensemble de vos contraintes pour construire des tournées optimisées.
Grâce à un logiciel d’optimisation de tournée de livraison, vous réaliserez des gains de temps et d’argent : économies de carburant grâce à l’optimisation des itinéraires, gain de temps et augmentation du nombre de colis livrés, gain de temps sur les tâches administratives d’organisation des tournées, etc.
Optimiser le chargement des véhicules
Une bonne organisation des tournées de livraison se poursuit à l’intérieur même du véhicule. Il s’agit d’optimiser le chargement du camion de livraison, de l’utilitaire ou du vélo cargo pour gagner du temps à l’étape de livraison.
En effet, il n’y a rien de pire pour un livreur qu’un chargement en désordre dans lequel il faut passer du temps à chercher les colis, dans le froid, sous la pluie et au milieu de la circulation. La bonne méthode pour bien organiser votre tournée de livraison est de suivre l’ordre de la distribution indiqué sur le bordereau d’expédition édité préalablement ou présent sur le terminal.
Communiquer avec les clients, point d’or dans l’organisation de tournée de livraison
Il n’y a rien de pire pour un client que d’attendre longuement un livreur sans nouvelle de son colis, surtout lorsque l’horaire est déjà dépassé… Aussi, pour bien organiser votre tournée de livraison, il faut bien garder à l’esprit que la communication avec le destinataire est essentielle.
Il faut donc le prévenir de l’horaire estimé de livraison, ou ETA, dès que vous l’avez calculé. Ainsi, votre client vous perçoit comme une entreprise sérieuse et peut se rendre disponible dans le créneau donné, sans bloquer sa journée entière.
Parce qu’un imprévu peut toujours arriver, il faut aussi donner les coordonnées de chaque destinataire à votre livreur pour le contacter si besoin en cours de tournée. Ainsi, il peut le prévenir en cas de retard dû à une panne, à des travaux de voirie ou à tout autre impondérable.
La solution d’application TMS mise en place par Sinfoni pour faciliter l’organisation de tournées de livraison, envoi automatiquement une notification au destinataire dès que l’ETA est connu. De plus, les chauffeurs ont à leur disposition un terminal de guidage qui leur permet, d’un simple clic, d’appeler le client en cas de besoin.
Suivre les performances après l’organisation des tournées de livraison
L’utilisation d’un logiciel TMS transport pour organiser vos tournées de livraison vous permet en outre de disposer d’indicateurs de performances. Ainsi, vous pouvez surveiller les progressions de votre activité et évaluer les performances individuelles de chaque chauffeur et de l’ensemble de l’équipe. Ces fonctionnalités sont essentielles pour améliorer en permanence la qualité de votre service, mieux satisfaire vos clients, accroître votre productivité et rester compétitifs.
Pour en savoir plus sur la solution informatique de gestion des tournées Sinfoni, découvrir l’ensemble de ses avantages et des bénéfices qu’elle peut vous apporter, nous vous invitons à nous contacter dès maintenant !